Conditions Générales d'Utilisation et de Vente
Les présentes conditions générales d'utilisation et de vente (ci-après les « CGU/CGV ») régissent l'accès à la plateforme Piloxa, éditée par la société Xenom Consulting, et son utilisation par toute personne morale (ci-après le « Client »). L'inscription à un compte ou l'utilisation du service vaut acceptation pleine et entière des présentes.
1. Objet
Piloxa est une plateforme SaaS de gestion d'entreprise destinée aux personnes morales (TPE, PME, indépendants en société). Elle propose des fonctionnalités de facturation — y compris la facturation électronique transmise et reçue via une PA (Plateforme Agréée) —, devis et signature électronique, relances clients, gestion RH et comptes rendus d'activité, réservations B2B, prospection commerciale, catalogue d'articles, analytics et services associés. Le service est strictement réservé aux personnes morales : les particuliers ne peuvent pas y souscrire.
2. Conditions d'accès
L'accès au service nécessite la création d'un compte rattaché au numéro SIREN de l'entreprise du Client ; les établissements d'une même entreprise sont regroupés sous ce compte. Une période d'essai gratuite de 14 jours est accordée à toute nouvelle inscription, sans aucune obligation. Au-delà, l'accès aux fonctionnalités est conditionné à la souscription d'un abonnement.
3. Tarifs
Piloxa est proposé en trois plans : Starter, Business et Enterprise. Les tarifs en vigueur, le nombre d'utilisateurs inclus ainsi que les limites associées à chaque plan (nombre de clients et de devis, volume mensuel de transactions électroniques inclus) sont détaillés dans la grille tarifaire consultable sur la page Tarifs, qui fait partie intégrante des présentes.
Les tarifs sont exprimés hors taxes. La TVA française au taux en vigueur est ajoutée pour les Clients établis en France. Le tarif de l'abonnement peut varier selon le moyen de paiement retenu, tel qu'affiché dans la grille tarifaire au moment de la souscription.
Des sièges utilisateurs additionnels et des modules complémentaires (catalogue produits, signature électronique, prospection commerciale, CRA…) peuvent être souscrits en sus, aux tarifs de la grille en vigueur. Au-delà du volume mensuel de transactions électroniques inclus dans le plan, chaque transaction supplémentaire est facturée au tarif unitaire indiqué dans la grille tarifaire, au taux en vigueur au moment du dépassement. Il en va de même des autres consommations à l'usage, notamment les virements encaissés par lien de paiement (dès le premier virement, sans volume inclus) et les connexions bancaires au-delà du nombre inclus dans la formule.
Les consommations à l'usage sont constatées par mois civil et facturées à terme échu, au titre du mois écoulé. En formule mensuelle, elles figurent en lignes dédiées sur la facture mensuelle qui suit le mois de consommation, avec l'abonnement. En formule annuelle, le forfait réglé d'avance couvre l'abonnement (formule, sièges et modules souscrits) pour douze mois ; les consommations à l'usage n'y sont pas comprises et donnent lieu à une facturation mensuelle distincte, émise à terme échu. Aucune facture n'est émise au titre d'un mois sans consommation hors forfait.
Les volumes inclus s'apprécient par mois civil : la part non consommée n'est ni reportable d'un mois sur l'autre, ni remboursable, et ne donne droit à aucun avoir. En formule annuelle, les volumes mensuels inclus ne se cumulent pas et ne peuvent pas être annualisés.
Toute évolution de la grille tarifaire est notifiée dans les conditions de l'article 15 et ne s'applique qu'à compter de la période de facturation suivante.
4. Modalités de paiement
Le paiement s'effectue par prélèvement SEPA (via le prestataire GoCardless). Le moyen de paiement est enregistré au niveau de l'organisation du Client ; un seul moyen de paiement est actif à la fois. Les abonnements sont facturés mensuellement à terme à échoir. Une formule de paiement annuel est proposée, donnant droit à un tarif préférentiel selon les conditions en vigueur au moment de la souscription. Le virement bancaire reste disponible pour l'ensemble des plans, sur demande adressée à contact@piloxa.fr.
5. Durée et résiliation
L'abonnement est conclu pour une durée d'un mois et reconduit tacitement à chaque échéance, sans engagement de durée. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace client. La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, sans frais, sans pénalité et sans droit à remboursement de la période entamée.
6. Période d'essai
La période d'essai gratuite est de 14 jours, sans saisie de carte bancaire. À l'issue de cette période, l'accès est suspendu si aucun abonnement n'est souscrit. Aucun prélèvement automatique ne sera effectué.
7. Disponibilité du service
Xenom Consulting met en œuvre les moyens techniques nécessaires pour garantir une disponibilité du service de 99 % calculée sur le mois calendaire. Cet engagement exclut les opérations de maintenance planifiées, notifiées au Client par email au moins 48 heures à l'avance, ainsi que les cas de force majeure.
8. Support et assistance
L'assistance écrite est incluse dans l'abonnement. Le Client ouvre un ticket support en écrivant à support@piloxa.fr en décrivant son problème, puis le signale par message WhatsApp au +33 7 43 77 33 65 ; le support répond dans le ticket. L'équipe support répond du lundi au vendredi, en règle générale sous 48 heures ouvrées, selon la disponibilité des équipes ; les demandes envoyées le week-end sont traitées à la réouverture.
Un module « Support en ligne », permettant d'ouvrir et de suivre les tickets directement depuis l'espace client, est par ailleurs mis à disposition. À la date des présentes, ce module est activé pour l'ensemble des Clients, sans surcoût. Xenom Consulting se réserve la faculté de faire évoluer les conditions de mise à disposition de ce module, y compris ses conditions tarifaires ; toute évolution sera notifiée au Client dans les conditions de l'article 15.
L'intervention de support téléphonique constitue une prestation optionnelle, distincte de l'assistance écrite. Elle est décidée par Xenom Consulting en fonction de la demande exprimée par le Client dans le ticket et peut être facturée sur devis, confirmé par écrit dans le ticket avant l'intervention. Aucune intervention de support téléphonique facturée n'est engagée sans l'accord écrit préalable du Client dans le ticket.
9. Données du Client
Les données saisies, importées ou générées par le Client dans Piloxa restent sa propriété exclusive. Les données gérées dans Piloxa sont hébergées en France, chez OVHcloud. Seuls les services que l'utilisateur choisit d'activer (agenda Google, support WhatsApp) entraînent un transfert hors de l'Union européenne, avec les garanties décrites dans la politique de confidentialité. Le Client peut exporter ses données à tout moment depuis son espace client. Après une résiliation, les données restent disponibles en restitution et en export, sur demande, pendant 30 jours, puis sont supprimées à 90 jours, hors documents soumis à une obligation légale de conservation.
10. Propriété intellectuelle
La plateforme Piloxa, la marque, le logo, le code source, l'interface et l'ensemble des éléments qui la composent restent la propriété exclusive de Xenom Consulting. L'abonnement confère au Client un droit d'utilisation strictement personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée de l'abonnement.
11. Responsabilité
La responsabilité de Xenom Consulting au titre des présentes est limitée au montant total des sommes effectivement payées par le Client au cours des douze (12) derniers mois précédant la survenance du fait générateur. Xenom Consulting ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, pertes d'exploitation, pertes de chance ou pertes de données imputables au Client ou à un tiers.
12. Force majeure
Aucune partie ne pourra être tenue pour responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, incluant notamment les défaillances majeures de l'hébergeur, les coupures réseau de grande ampleur, les actes d'autorités publiques ou les cyberattaques massives.
13. Droit de rétractation
Le service Piloxa étant exclusivement destiné à des personnes morales agissant à des fins professionnelles, le droit de rétractation de 14 jours prévu aux articles L.221-18 et suivants du Code de la consommation n'est pas applicable, conformément à l'article L.221-3 du même code.
14. Données personnelles et RGPD
Dans le cadre de l'exécution du service, Xenom Consulting agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour les données personnelles traitées dans Piloxa pour le compte du Client (qui en est le responsable de traitement). Xenom Consulting s'engage à un strict respect de la confidentialité, à appliquer les mesures de sécurité décrites sur la page Sécurité, et à n'utiliser les données qu'aux fins d'exécution du service. Les droits RGPD des personnes concernées peuvent être exercés via contact@piloxa.fr.
Certaines fonctionnalités reposent sur des services tiers que le Client choisit d'activer — par exemple la connexion de son agenda Google Calendar au module Réservations. Les données transmises à ces services le sont sur instruction du Client, qui en reste responsable de traitement ; ces destinataires n'agissent pas comme sous-traitants de Xenom Consulting. Le canal de support WhatsApp (Meta), facultatif, implique lui aussi un transfert hors de l'Union européenne, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le détail des traitements, destinataires et garanties de transfert figure dans la Politique de confidentialité.
15. Modification des CGV
Xenom Consulting se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Toute modification substantielle sera notifiée au Client par email avec un préavis de 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client conserve la faculté de résilier son abonnement avant cette date s'il refuse les nouvelles conditions.
16. Droit applicable et juridiction
Les présentes CGV sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à leur formation, exécution ou interprétation relèvera de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Compiègne, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.