Votre client vous a donné son SIRET. Vous l'avez correctement renseigné. Pourtant, sa comptabilité rejette la facture : il manque le numéro de bon de commande, le code service ou une référence projet. Chez un grand compte, identifier l'entreprise ne suffit pas toujours à trouver le bon destinataire.
Le résumé, si vous n'avez que dix secondes : le SIRET dit qui vous facturez. Les balises clients disent à quel service, pour quelle commande et dans quel dossier la facture doit être affectée. Piloxa porte ces informations dans la facture, son PDF et les données structurées attendues par le circuit de facturation électronique.
Un SIRET identifie un établissement, pas son circuit interne
Dans une petite entreprise, une facture adressée au bon établissement arrive souvent directement à la bonne personne. Dans un groupe, une administration, un hôpital ou une université, le même établissement peut abriter plusieurs services, budgets, projets et circuits de validation.
Le SIRET reste indispensable : il identifie juridiquement l'établissement acheteur. Mais il ne répond pas à des questions très concrètes : quelle commande faut-il rapprocher ? quel service doit valider ? quel projet doit supporter la dépense ? quelle adresse électronique reçoit réellement le document ?
C'est le rôle des « balises » de la norme européenne EN 16931. Leur nom technique prend la forme BT-13, BT-10 ou BT-49. Pour vous, elles correspondent simplement à des champs métier familiers : bon de commande, code service, référence projet ou code de routage.
Les cinq balises qui font la différence chez les acheteurs exigeants
- BT-13 — bon de commande acheteur : la référence utilisée pour rapprocher automatiquement la facture de la commande initiale.
- BT-10 — code service Chorus Pro : le service destinataire dans une entité publique. Il peut être obligatoire en B2G.
- BT-49 — code routage acheteur : l'adresse électronique précise qui fait foi pour la livraison de la facture.
- BT-11 — référence projet ou affaire : le lien avec le chantier, le dossier ou le projet concerné.
- BT-19 — référence comptable acheteur : l'information utilisée pour l'affectation analytique chez le client.
Lorsqu'une de ces données est exigée et absente, la facture peut être techniquement conforme tout en restant inutilisable par l'acheteur. Elle part alors en exception, revient pour correction ou attend une intervention manuelle. Dans tous les cas, le délai de paiement s'allonge.
Comment Piloxa évite la ressaisie et les oublis
Les informations stables peuvent être enregistrées sur la fiche client. Les références qui changent selon une commande, un projet ou une facture sont renseignées sur le document. Piloxa les conserve au bon endroit puis les transmet dans les représentations nécessaires : PDF lisible, facture légale et données UBL.
Exemple : le code de routage BT-49 peut venir par défaut de la fiche client, puis être remplacé sur un devis ou une facture lorsqu'une commande doit arriver à une adresse précise. La valeur du document fait alors foi pour la livraison.
Le tableau à jour des codes BT gérés par Piloxa
Le tableau ci-dessous décrit la couverture de Piloxa à date. Il distingue les champs que vous pouvez saisir, la fonctionnalité qui sera activée prochainement et les données calculées ou reprises automatiquement. Il ne prétend pas lister toutes les balises de la norme EN 16931.
| BT | Nom | Mode | Rôle dans Piloxa |
|---|---|---|---|
| Champs saisis dans Piloxa | |||
| BT-13 | Bon de commande acheteur | 🖊️ Saisie | Facture + devis (recopié à la conversion), affiché sur PDF, OrderReference UBL |
| BT-11 | Référence projet / affaire | 🖊️ Saisie | Facture + devis, PDF, ProjectReference UBL, file_reference B2Brouter |
| BT-19 | Référence comptable acheteur | 🖊️ Saisie | Facture + devis, PDF, AccountingCost UBL, buyer_accounting_reference |
| BT-49 | Code routage acheteur | 🖊️ Saisie | Défaut fiche client + override facture/devis ; fait foi pour la livraison (pin B2Brouter, EndpointID 0225) |
| BT-10 | Code service Chorus Pro | 🖊️ Saisie | Défaut fiche client + override facture, obligatoire en secteur public (B2G) |
| BT-22 | Notes de document | 🖊️ Saisie | Objet, notes et zone libre du formulaire, portés en Note sur la facture légale |
| Activation prochaine | |||
| BT-28 | Nom commercial vendeur (marque) | 🔜 D'ici peu | Marques de l'organisation, libellé figé par document (fonctionnalité prête, activation prochaine) |
| Données générées automatiquement | |||
| BT-1 | Numéro de facture | 🤖 Auto | Numérotation fiscale unifiée, attribué à la validation |
| BT-2 | Date d'émission | 🤖 Auto | Depuis la facture |
| BT-3 | Type de document | 🤖 Auto | 380 facture / 381 avoir |
| BT-9 | Date d'échéance | 🤖 Auto | Depuis la facture |
| BT-20 | Conditions de paiement | 🤖 Auto | Générées (délai, pénalités, indemnité 40 €) |
| BT-25 / BT-26 | Référence + date de la facture d'origine | 🤖 Auto | Sur les avoirs (BillingReference) |
| BT-27 | Raison sociale vendeur | 🤖 Auto | Depuis l'organisation |
| BT-31 / BT-32 | TVA intra + SIRET vendeur | 🤖 Auto | Depuis l'organisation |
| BT-47 / BT-48 | SIREN + TVA intra acheteur | 🤖 Auto | Depuis la fiche client |
| BT-81 | Moyen de paiement | 🤖 Auto | 58 virement par défaut ; côté SaaS : 59 prélèvement / 19 carte selon l'encaissement |
| BT-82 / BT-83 | Libellé + référence de règlement | 🤖 Auto | Générés |
| BT-84 / BT-85 / BT-86 | IBAN, titulaire, BIC | 🤖 Auto | Depuis l'organisation (IBAN requis à l'émission) |
| BT-95 / BT-96 / BT-97 | Remise globale (ventilation + motif) | 🤖 Auto | Depuis la remise document saisie (motif libre) |
| BT-106 / BT-107 / BT-109 | Totaux (lignes, remises, HT) | 🤖 Auto | Recalculés au centime |
| BT-120 | Motif d'exonération de TVA | 🤖 Auto | Franchise, autoliquidation, export, art. 294… selon le régime et la zone du client |
| BT-121 | Code VATEX | 🤖 Auto | Dérivé de la catégorie d'exonération |
| BT-129 / BT-131 | Quantité + montant net de ligne | 🤖 Auto | Depuis les lignes |
| BT-138 | Remise de ligne (%) | 🤖 Auto | Depuis la remise saisie sur la ligne |
| BT-146 | Prix unitaire | 🤖 Auto | Prix brut de la ligne |
| BT-151 | Catégorie de TVA par ligne | 🤖 Auto | S / AE / E… selon régime, nature et zone |
| BT-153 | Désignation d'article | 🤖 Auto | Désignation du catalogue préfixée à la description |
Ce que cela change au quotidien
Vous n'avez pas à connaître la norme par cœur. Le bon fonctionnement repose sur une règle simple : demander à votre client ses références obligatoires avant la première facture, puis les enregistrer au bon niveau.
- Placez sur la fiche client ce qui reste stable d'un document à l'autre.
- Utilisez le devis ou la facture pour les références propres à une commande ou à un projet.
- Vérifiez le bon de commande et le code service avant l'envoi à une entité publique.
- Laissez Piloxa produire les numéros, dates, totaux, données de TVA et références de règlement.
Le bénéfice n'est pas seulement technique. Une facture correctement routée est rapprochée plus vite, demande moins d'échanges avec le service comptable et réduit le risque d'un paiement bloqué pour une information manquante.
Piloxa est une plateforme française de gestion pour TPE et PME : facturation électronique, facturation du secteur public via Chorus Pro, CRM, relances automatiques, signature électronique et plus encore. Données hébergées en France.