Factur-X, UBL, CII, PDF/A-3, EN 16931, e-invoicing, e-reporting. Sept mots pour parler d'une seule et même chose : la facture que vous éditez tous les jours. Personne ne vous a expliqué lequel désigne quoi, et pour cause : ces mots viennent d'un monde de normalisateurs, pas de chefs d'entreprise. On les reprend un par un, en français.

Le résumé, si vous n'avez que dix secondes : une facture électronique, ce n'est pas un PDF envoyé par mail. C'est une facture dont les données sont lisibles par une machine. Factur-X est le format qui fait les deux à la fois : une facture normale pour vous, des données propres pour l'ordinateur d'en face. Et l'e-reporting n'est pas un format du tout : c'est une déclaration.

Le malentendu de départ : « mon PDF est déjà électronique »

C'est la phrase qu'on entend le plus, et elle est parfaitement logique. Un PDF, c'est un fichier. Il part par mail. Il n'y a pas de papier. Où est le problème ?

Le problème, c'est ce que voit la machine à l'autre bout. Pour un ordinateur, votre PDF est une photo de facture : il voit des traits, des lettres, une mise en page. Il ne sait pas lequel de ces nombres est le total HT, lequel est la TVA, ni à quelle date vous voulez être payé. Résultat : quelqu'un, chez votre client, retape tout à la main. Et c'est exactement ce que la réforme veut supprimer.

Une facture électronique au sens de la loi, c'est donc une facture qui porte, en plus de son apparence, un jeu de données structurées : un champ pour le SIREN, un champ pour chaque ligne, un champ pour chaque taux de TVA. Des cases, pas une image.

Les trois formats officiels, et le recalé

La réforme n'accepte pas n'importe quel fichier. Elle en reconnaît trois, et un seul d'entre eux ressemble encore à une facture telle que vous la connaissez.

Le PDF simple, envoyé par mailParfaitement lisible par un humain, totalement muet pour une machine. Ce n'est pas un format de facturation électronique, et ça ne le deviendra pas.

Factur-X Franco-allemand
Ce que vous voyez Une facture normale. Elle s'ouvre, s'imprime et s'archive comme avant.
Ce que la machine lit Une fiche de données cachée dans le même fichier.
Où on le croise France et Allemagne. Le format le plus naturel pour une TPE-PME.
UBL Standard européen
Ce que vous voyez Rien de familier : du texte technique, sans mise en page.
Ce que la machine lit Tout, immédiatement : identités, lignes, TVA, totaux.
Où on le croise Grands comptes, marchés publics, échanges européens.
CII Standard ONU
Ce que vous voyez Rien non plus : même principe qu'UBL, autre vocabulaire.
Ce que la machine lit Tout également. C'est d'ailleurs ce qui se cache dans un Factur-X.
Où on le croise Échanges internationaux et gros systèmes de gestion.
Les trois formats reconnus par la réforme. Le PDF simple, lui, reste hors jeu : il n'a pas de données à donner à la machine.

Factur-X : le PDF qui a une fiche dans la poche

C'est le format qui rassure, parce qu'il ne vous enlève rien. Imaginez votre facture habituelle, et une fiche cartonnée agrafée derrière, sur laquelle toutes les informations sont recopiées dans des cases. Vous, vous lisez la facture. La machine, elle, va directement lire la fiche.

Techniquement, c'est un PDF (un PDF/A-3, la variante prévue pour l'archivage longue durée) dans lequel un fichier de données est embarqué. Un seul fichier, deux lectures. C'est pour ça que Factur-X est souvent qualifié de format hybride, et c'est ce qui en fait le candidat évident pour les petites structures : personne n'a besoin de changer ses habitudes de lecture ou de classement.

À retenir : Factur-X n'est pas l'ennemi du PDF, c'est un PDF. Vous continuerez à voir, imprimer et classer des factures qui ressemblent à des factures.

UBL, CII : les formats sans image

UBL et CII, ce sont les mêmes informations, mais sans la couche visuelle. Que du contenu, aucune mise en page. Ouvrez-en un dans un éditeur de texte et vous verrez des balises, pas une facture.

Faut-il s'en inquiéter ? Non, pour deux raisons. D'abord, vous n'aurez sans doute jamais à en produire vous-même. Ensuite, si l'un de vos clients ou fournisseurs vous en envoie, c'est le rôle de votre outil de vous le présenter lisiblement, comme une facture normale. Un logiciel qui vous laisserait devant du texte technique n'aurait pas fait son travail.

Et les « profils » Factur-X ?

Si vous creusez, vous tomberez sur des noms de profils : Minimum, Basic, EN 16931, Extended. Ce ne sont pas des formats différents, seulement des niveaux de remplissage de la fameuse fiche : du strict minimum (qui facture qui, pour quel total) jusqu'au détail complet, ligne par ligne.

Le nom à retenir, si vous n'en retenez qu'un, est EN 16931 : c'est la norme européenne qui décrit une facture complète et correctement remplie. C'est le niveau visé par les outils sérieux, et celui qui évite les rejets.

e-invoicing et e-reporting : deux tuyaux, pas deux formats

Voilà la confusion la plus coûteuse, parce qu'elle fait croire à certains dirigeants qu'ils sont hors sujet alors qu'ils sont concernés. Ces deux mots ne décrivent pas des fichiers : ils décrivent deux circuits différents.

e-invoicing La facture circule
Quand Votre client est une entreprise établie en France.
Ce qui part La facture entière, au format structuré, jusqu'à la boîte de réception de votre client.
Par où Votre Plateforme Agréée parle à celle de votre client. L'administration en récupère au passage les données utiles.
e-reporting Seules les données partent
Quand Votre client est un particulier ou une entreprise étrangère. Et pour vos encaissements de prestations de services.
Ce qui part Des totaux, pas des factures : chiffre d'affaires par taux de TVA, montants encaissés.
Par où Votre Plateforme Agréée les transmet à l'administration, périodiquement. Votre client, lui, ne reçoit rien de nouveau.
Le même logiciel, deux destinations. Ce qui décide, ce n'est pas votre métier : c'est qui se trouve en face.

Concrètement : un coiffeur qui n'a que des clients particuliers ne fera jamais de facture électronique au sens strict, mais il sera bel et bien concerné, par l'e-reporting. Une agence qui facture Paris et Bruxelles fera les deux, sans avoir à y penser. Et un commerçant qui vend aux deux fera aussi les deux, avec le même outil.

Qui doit faire quoi, et à quelle date

Les dates ne dépendent ni du format ni du secteur, mais de la taille de l'entreprise :

  • 1er septembre 2026, tout le monde : être capable de recevoir une facture électronique. C'est la seule obligation ferme de 2026 pour une TPE-PME. Et comme vous ne choisissez pas le format de vos fournisseurs, votre outil doit savoir lire les trois.
  • 1er septembre 2026, grandes entreprises et ETI : émission des factures électroniques et e-reporting.
  • 1er septembre 2027, TPE, PME et micro-entreprises : à votre tour d'émettre et de faire votre e-reporting.

D'ici là, votre PDF par mail reste parfaitement valable, et une facture papier ou PDF que vous recevez reste une facture que vous pouvez payer et déduire. Nous avions détaillé ce point, et la période de tolérance annoncée par l'administration, dans notre lecture du guide de démarrage de la DGFiP.

La bonne nouvelle : ce n'est pas à vous de choisir

Vous venez de lire sept sigles. Vous n'aurez à en utiliser aucun. Le format d'une facture électronique se négocie entre votre outil et la plateforme d'en face, exactement comme votre téléphone négocie tout seul la façon d'envoyer un message. Personne ne vous demandera jamais « vous préférez du Factur-X ou de l'UBL ? », pas plus qu'on ne vous demande aujourd'hui l'encodage de vos e-mails.

Ce que vous devez exiger de votre logiciel, en revanche, tient en trois points :

  • qu'il émette au format attendu par votre client, sans que vous ayez à le savoir ;
  • qu'il affiche lisiblement tout ce qui arrive, y compris un fichier sans mise en page ;
  • qu'il s'occupe de l'e-reporting à partir de ce que vous avez déjà saisi, sans double saisie.

C'est exactement la promesse de Piloxa : vous faites votre facture comme d'habitude, elle part au format attendu par la réforme, et les données qui doivent remonter à l'administration remontent toutes seules. Les sigles, c'est notre problème. Pas le vôtre.

Piloxa est une plateforme française de gestion pour TPE et PME : facturation électronique conforme 2026, facturation du secteur public via Chorus Pro, CRM, relances automatiques, signature électronique et plus encore. Données hébergées en France.

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